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Immobilienverwaltung leicht gemacht: Digitales Schlüsselmanagement

Vor dem Hintergrund der fortschreitenden Digitalisierung und der Corona-Krise als Treiber technologischer Entwicklungen fand Mitte April eine Podiumsdiskussion zum Thema „Digitales Schlüsselmanagement in der Immobilienbranche“ statt. Michael Reiner, Leiter Business Development bei ESSECCA, traf dort auf FachexpertInnen aus der Immobilienbranche.

Schlüsselmanagement, insbesondere bei Immobilienverwaltern, hat sich in der Vergangenheit kaum verändert. Zwar gibt es bereits Unternehmen die die Schlüsselverwaltung teilweise digitalisiert haben, jedoch wird diese hauptsächlich durch eine oder mehrere MitarbeiterInnen durchgeführt, die für Ausgabe, Rücknahme und Kontrolle der Schlüssel zuständig sind. Da dies allerdings nicht immer einfach ist, geht der Trend dahin, sich mehr in Richtung digitaler Lösungen zu bewegen.

Herausforderungen des klassischen Schlüsselmanagements

In einem waren sich alle TeilnehmerInnen der von Wowflow - einem Anbieter für maßgeschneiderte Software für die technische Verwaltung - organisierte Podiumsdiskussion ​​​​​einig: Je mehr Schlüssel verwaltet werden müssen, umso größer wird der administrative Aufwand. Doch dies ist nicht die einzige Herausforderung, die Immobilienverwaltern in der täglichen Verwaltung von teilweise über 10.000 Schlüsseln, begegnet. Immer wieder kommt es vor, dass Schlüssel an den falschen Platz gehängt und dadurch schwer wiedergefunden werden können. Auch kann es passieren, dass Notizen über die Abholung oder die Rückgabe eines Schlüssels verloren gehen. Dies führt insbesondere dann zu Problemen, wenn Schlüssel kurzfristig und dringend benötigt werden. Verlust bzw. vergessene Rückgabe stellen in der Praxis ebenfalls ein Problem dar. All diese Faktoren führen dazu, dass es sehr schwierig ist, den Überblick darüber zu behalten, welche Person zu welchem Zeitpunkt welchen Schlüssel bei sich trägt und wo sich Person und Schlüssel befinden.

Bei Hausübernahmen kann es zudem vorkommen, dass eine Schachtel mit nicht beschrifteten Schlüsseln übergeben wird. Folglich muss jeder Schlüssel an jeder in Frage kommenden Tür ausprobiert und anschließend korrekt beschriftet werden. Dies bedeutet nicht nur einen enormen Zeitaufwand, sondern bringt auch Kosten, in Form von Personalkosten oder falls Schlösser doch getauscht werden müssen, mit sich.

Eines ist klar – es muss eine neue Lösung her, die nicht bloß Teile des Problems, sondern alle Herausforderungen des klassischen Schlüsselmanagements löst oder die Verwaltung zumindest sehr erleichtert.

Trend zu digitalen Lösungen

Genau deshalb geraten digitale Lösungen zur Schlüsselverwaltung immer mehr in den Fokus. Die Hoffnung liegt darin, neue Möglichkeiten zu finden, Schlüsselmanagement effizienter zu gestalten. Dabei ist vor allem wichtig, dass diese Lösungen flexibel, individuell einsetzbar und leicht bedienbar sind. Zudem müssen diese nicht nur bei Neubauten, sondern auch bei Altbauten und Bestandsobjekten problemlos umgesetzt werden können, zentral steuerbar sein und an unterschiedliche Nutzerstrukturen angepasst werden können.

Vorteile des digitalen Schlüsselmanagements

Digitales Schlüsselmanagement soll vor allem dabei unterstützen, den Prozess der Schlüsselverwaltung so effizient wie möglich zu machen. Hierbei geht es vor allem darum, die durch die Digitalisierung vorhandenen technologischen Entwicklungen einzusetzen, um Prozesse zu automatisieren und damit den Verwaltungsaufwand reduzieren zu können. Dies kann wiederum zu einer Kostenreduktion führen. Ein großer Vorteil digitaler Lösungen ist vor allem die Möglichkeit nachvollziehen zu können, welche Personen zu welchem Zeitpunkt Zutritt zu bestimmten Gebäuden haben. Auch teildigitale Lösungen wie digitale Schlüsselschränke bieten bereits den Nutzen, dass genau erfasst werden kann, wo sich welcher Schlüssel gerade befindet und wer diesen entnommen hat. Dies spart nicht nur Zeit sondern erhöht auch die Sicherheit.

Haus ganz ohne Schlüssel – reine Wunschvorstellung?

Im Idealfall werden Zutrittsberechtigungen in Zukunft einfach digital ausgestellt. Als Schließmedium wird das Smartphone, welches heute unser ständiger Begleiter ist, zum Einsatz kommen. Mithilfe des Smartphones lassen sich dann alle beliebigen Türen, die für die jeweilige Person freigeschaltet wurden, öffnen und sperren. Dies lässt sich sowohl in gewerblich genutzten als auch in leerstehenden oder für privates Wohnen ausgelegten Gebäuden umsetzen.

Von einigen Experten ist noch Skepsis zu spüren, inwiefern sich rein digitale Lösungen umsetzen lassen. Mit unserer neu geschaffenen Abteilung Business Development haben wir und bei ESSECCA das Ziel gesetzt, diese Zweifel auszuräumen und zu zeigen, dass solche Lösungen die Zukunft sind. Unser Team kann Lösungswege aufzeigen und individuelle Konzepte erstellen, wie eine schrittweise Umstellung auf digitale Schließsysteme stattfinden kann.

Quellen: Key Management: Wertvolle Einblicke in die Immobilienbranche - YouTube

Sie möchten mehr über die Möglichkeiten des digitalen Schlüsselmanagements erfahren? Wir beraten Sie gerne!

 

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