Projektbeschreibung
Kunde: Esterhazy Betriebe AG
Objektart/Nutzung: div. Esterhazy Objektbestand
Gewerke/Lösung: disecca Softwarelösung, Salto Zutrittskontrolle
Projektart: Umrüstung, Erweiterung
Ort: Esterházyplatz 5, A-7000 Eisenstadt
Web: www.esterhazy.at
Rahmenbedingungen
Die Esterhazy Betriebe AG mit Sitz in Eisenstadt ist für das operative Geschäft der Esterhazy-Stiftungen zuständig und in den Unternehmensbereichen Immobilien, PANNATURA (Forst- und Landwirtschaft sowie Naturschutzagenden), Weingut, Hospitality, Tourismus, Kultur & Veranstaltungen tätig.
Zu den verwalteten Immobilien und Objekten zählen etwa das Schloss Esterházy sowie das 4-Sterne-Hotel Galántha in Eisenstadt, die Burg Forchtenstein, der Steinbruch in St. Margarethen und das Schloss Lackenbach samt dem Boutique-Hotel Zum Oberjäger, aber auch das Bio-Landgut Esterhazy mit dem Restaurant Zum Gogosch in Donnerskirchen, der Neue Strand Neusiedler See in Breitenbrunn oder das Weingut Esterházy in Trausdorf.
Die Diversität der Esterhazy-Betriebe, die Vielzahl an Unternehmen und Liegenschaften sowie deren unterschiedlichen Nutzung haben Esterhazy veranlasst, ein einheitliches elektronisches Schließsystem einzuführen. Die Wahl fiel dabei auf Salto.
Mit knapp 700 Beschlägen, der Großteil davon online, und insgesamt 6.000 Usern war es für das Unternehmen ein Anliegen, die Vergabe und Verwaltung von Zutrittsberechtigungen effizienter und weitestgehend automatisiert abzuwickeln. Bis dahin hatte man ein internes IT-Tool zur Abwicklung von Berechtigungsanfragen im Einsatz.
Anforderungen an das System
Der Wunsch an das neue System bestand darin, den abgekoppelten Prozess der Berechtigungsvergabe – die Anfrage erfolgt über ein separates Tool, um dann die Berechtigungen in der Salto Software einzugeben – so weit wie möglich zu automatisieren. Dabei sollte ein zentrales System im Mittelpunkt stehen, das die für die Vergabe von Zutrittsberechtigungen wesentlichen Informationen, entsprechend zur Verfügung stellt. Das neue System sollte einerseits so flexibel sein, um alle Berechtigungsspezifika der verschiedenen Geschäftszweige und Unternehmen abbilden zu können, anderseits für die notwendige Standardisierung der Sicherheitsvorgaben basierend auf Rollen und Locations sorgen. Dabei waren insbesondere Szenarien wie On- und Offboarding, Organisationsänderungen oder Jobwechsel innerhalb des Unternehmens zu berücksichtigen.
Für alle Berechtigungsanforderungen, die nicht über vorgegebene Standards abgedeckt werden können bzw. Ausnahmen von den Standards darstellen, sollte das neue Tool einen integrierten Use Case für individuelle Berechtigungsanfragen vorsehen.
Die Entscheidung für ESSECCA
Der Beschaffungsprozess für die neue Berechtigungslösung begann mit einer Marktsondierung, im Rahmen derer verschiedene Lösungen wie CAFM-Tools evaluiert wurden- mit dem Ergebnis, dass auf dem Markt kein System angeboten wurde, das „out of the box“ auf die Anforderungen der Esterhazy Betriebe AG zugeschnitten war. Während der System-Evaluierungsphase durfte ESSECCA die Möglichkeiten präsentieren, welche die in-house-entwickelte Softwarelösung disecca hinsichtlich der Anforderungen von Esterhazy mit sich brachte.
„Wir mussten feststellen, dass es keine Produkte am Markt gab, die alle unsere Anforderungen erfüllten. Die Innovationsfähigkeit und das tiefgehende Know-how hinsichtlich der Zutrittslösung Salto machte ESSECCA zum Partner der Wahl für ein Entwicklungsprojekt mit dem Ziel, eine für uns maßgeschneiderte Lösung auf Basis der von ESSECCA entwickelten Integrationssoftware disecca umzusetzen,“ blickt Ing. Franz Korbatits, Leiter Facility Management Esterhazy Betriebe AG zurück.
Umsetzung & Zufriedenheit mit ESSECCA
Die Besonderheit des disecca Systems liegt darin, dass über ein standardisiertes System der Zugriff auf ein Personalsystem erfolgt, in dem die Personen und Organisationsstrukturen enthalten sind. Über diese Anbindung werden in allen Subsystemen, die an disecca angebunden sind, automatisiert Personen gelöscht, geändert oder neu angelegt. Dadurch erfolgt die Pflege der Personendaten lediglich in einem bestehenden zentralen Personalsystem, in dem alle relevanten Datensätze ohnehin enthalten sind.
Die für Esterhazy entwickelte disecca-Anwendung wurde so aufgesetzt, dass ein Active Directory (AD) als zentrale Datendrehscheibe dient. Um einen Zugriff aller Mitarbeiter auf disecca zu ermöglichen, werden die Anwender:innen inklusive der Applikationsrolle vom Active Directory abgefragt. Durch die Authentifizierungsmethode über das AD, die es Benutzer:innen ermöglicht, sich auf sichere Weise bei mehreren Anwendungen und Webseiten mit dem gleichen User zu authentifizieren, erfolgt der Zugriff auf disecca.
Der über disecca realisierte automatischen On-/Off Boarding-Prozess macht es Esterhazy möglich, neue Mitarbeiter:innen bzw. Änderungen bei oder Austritt von bestehenden Mitarbeiter:innen und die damit verbundene Vergabe bzw. die Löschung von Zutrittsberechtigungen zu automatisieren.
In disecca können unlimitiert Workflows für das On- und Off-Boarding von Personen angelegt werden, wodurch folgende Möglichkeiten gegeben:
- Abfrage der Daten aus unterschiedlichen Quellen
- abteilungsweise Systemumstellung
- On-/Off-Boarding nur für ausgewählte Personengruppen
- Verknüpfung & Erstellung der Personendatensätze
„Uns war wichtig, dass das neue System anwenderfreundlich ist. Im grafischen Workflow-Designer von disecca können wir Prozessabläufe mit Hilfe vordefinierter Organisationsstrukturen und Berechtigungsarten einfach per Drag & Drop zusammenstellen. Das System ist intuitiv zu bedienen und erfordert keinerlei Programmierkenntnisse,“ zeigt sich Ing. Franz Korbatits zufrieden.
Das Modul Genehmigungsworkflow, welches direkt im On-Off Boarding Workflow konfiguriert werden kann, ermöglicht es, zusätzlich zu den vorhandenen grundlegenden Berechtigungen, auch Berechtigungen, die eine Freigabe erfordern, systemunterstützt zu beantragen und zu vergeben.
Über das disecca Portal gelangen die Benutzer:innen nach erfolgreicher Anmeldung zur Auswahl der ihnen zur Verfügung stehenden Services. Meldet sich ein:e Benutzer:in in disecca an und sind in der Organisationsstruktur genehmigungspflichtige Berechtigungsarten vorhanden, auf die er:sie Zugriff hat, kann er:sie diese für sich beantragen.
„Selbst wenn ein Entwicklungsprojekt auch auf unserer Seite viel Engagement erfordert hat, immer wieder Rahmenbedingungen nachgeschärft werden mussten und nicht alles genauso funktionierte, wie wir es geplant hatten: Bei ESSECCA haben wir uns auch in herausfordernden Phasen des Projektes stets sicher und gut beraten gefühlt,“ blickt Esterhazy FM Leiter Franz Korbatits zurück.
